Je vaš oddelek IT pripravljen na prihodnost?

Digitalizacija poslovanja je tema, ki, upajmo, zanima in zaposluje večji del vašega podjetja. Tematika nikakor ni enostavna, zahteva spremembe razmišljanja, navad, pristopa in še česa. Tako ali drugače pa se dotika oddelka IT, ki med načrtovanjem in izvajanjem strategije digitalne transformacije svojo vlogo v poslovanju podjetja bistveno spreminja.

Da morajo biti v projekte digitalizacije tako ali drugače vpleteni številni oddelki in posamezniki, je jasno. A na vprašanje, kdo naj bo tisti, ki vleče voz, usmerja projekt, postavlja in prilagaja cilje in sprejema težke in strateške odločitve, ni enotnega odgovora. Da, lahko je tudi oddelek IT, a preden sprejmete takšno odločitev, velja temeljito premisliti.

Nedvomno ste opazili, da v tipičnem podjetju na relaciji poslovnih oddelkov in oddelkom IT ne cvetijo rožice. Za lažje obvladovanje vsakodnevnih izzivov se vodstvo IT in strokovnjaki IT hitro ogradijo in opremijo z izgovori, ki nove projekte prestavljajo v nedorečeno prihodnost, radi pa jim dodajo še kanček skepse okrog varnosti in zasebnosti, in nove iniciative hitro zastanejo. Sploh, če vsebujejo tehnološke komponente, ki so hišnim IT strokovnjakom tuje. Ključen dejavnik, ki omogoča premike v razmišljanju, je empatija do uporabnika. Ta uporabnik je lahko kupec oz. uporabnik storitve podjetja ali pa zaposleni. Kolikokrat se CIO, sistemec ali razvijalec vprašata, kaj poslovni uporabnik zares potrebuje? Delujoč klicni center ali sistem CRM? Gumb, ki bo tam, kjer je bil v prejšnji različici, ali bolj intuitiven programski vmesnik, pa tega ne zna izraziti? Včasih je dovolj kava, pristen odnos, nekaj enostavnih vprašanj in človek, pripravljen poslušati.

Če moramo izbrati eno ključno besedo za opis prihodnosti poslovanja, bo najbolje, da izberemo besedo podatki. Če vas je zmrazilo, ste verjetno pomislili na osebne podatke. Nikar, ti zares niso tako zanimivi kot navade skupin uporabnikov, čas, potreben za dokončanje procesa, odstotek kupcev, ki se vračajo, in odstotek tistih, ki obupajo pri posameznem koraku sklepanja posla z vami. Kaj pa število klikov, ki jih mora referent službe za pomoč uporabnikom ali kadrovnik opraviti, da vnese, obdela in zaključi prijavo? Kdo mu lahko pomaga z zamislijo, kako ta čas skrajšati? Kaj od njegovega dela, vpisovanja in klikanja bi bilo mogoče avtomatizirati? Kako bi to vplivalo na njegovo produktivnost, zadovoljstvo pri delu, zavzetost in kočno zvestobo delodajalcu? Podatkov ni težko zbirati. Nekaj težje jih je smiselno obdelovati, a najteže jih je dati v uporabo vsem, ki jih potrebujejo, in jih smiselno prikazati. Ste poskrbeli, da obdelava in prikaz rezultatov ne bo samo delo analitskega oddelka ali oddelka IT, temveč tistih, ki jih podatki zares zanimajo? Ponudite jim ustrezno podporo in jih izobrazite. Vrnili vam bodo večkratno.

Precej verjetno v podjetju že imate dokumentni sistem, rešitev za poslovno analitiko, skladišče podatkov, pa seveda rešitev za upravljanje odnosov s strankami (CRM) in še mnogo drugih. Pa jih res uporabljate? Jih uporabljate tako, da so koristni? Tako, da se od njih učite ali jih do onemoglosti vseh vpletenih prilagajate svojim procesom, ki so vsako leto daljši in bolj zapleteni? Kako lahko ključni uporabniki dostopajo do podatkov brez posredovanja drugih? Tudi za tiste procese, ki jih šele načrtujejo, in tiste, ki bi jih želeli optimizirati? Ste prepričani, da ne gradijo samo rešitev v neprimernih orodjih (skoraj gotovo je to Excel), ker je tako najhitreje? Če jih, boste zašli v težave s številnimi razpršenimi mini procesi v neprimernih orodjih, ki niso ustrezno podprta in ne bodo prestala testa prihodnosti.

Številni izvajalci IT storitev in IT partnerji so tistega tipa, da pridejo v vaše podjetje in poslušajo želje (potrebe?) ključnih uporabnikov, izstavijo oceno in načrt. Če oboje potrdite, se vrnejo s testno različico rešitve in jo še nekaj časa pilijo, rezultat pa je »točno tako, kot smo imeli prej, samo še to dodano« in napet odnos med poslovnim uporabnikom, vašimi IT strokovnjaki in zunanjim izvajalcem. Čeprav imate dolgoleten odnos z izvajalci, premislite, ali pridejo v vaše podjetje poslušat ali govorit. Med tem, ko ste leta gradili ekipo, oddelek in podjetje, se je svet spremenil. Verjetno jih ne opazite, a tam zunaj so strokovnjaki, ki delujejo drugače, so bolj prilagodljivi, predvsem pa znajo več, kot si nemara mislite. Z njimi ne bo enostavno začeti graditi dolgoročnega odnosa in čakajo vas številne pasti, a prinesli vam bodo veliko več znanja kot tisti, s katerimi delate že leta ali desetletja.

Pod od klasičnega do digitalnega poslovanja ni ravna, še manj enostavna. Je pa edina, ki zagotavlja podjetju možnost uspeha tudi v prihodnje. Spopadite se z izzivi varnosti in zasebnosti, naj vas ne odvrnejo od poti naprej. Gradite znanje svojih zaposlenih. Pripeljite v podjetje svežo kri z novimi idejami, ki niso obremenjene z leti in desetletji zapletenih rešitev in zapletenih odnosov. Izognite se največji pasti od vseh. Kot so spoznali in izjavili že mnogi: ideje so poceni, vse, kar šteje, je njihova realizacija.

Objavljeno tudi v reviji Monitor.